山东石油化工学院审计档案管理办法（试行）

第一条为了规范学校审计档案管理工作，提高审计档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和《山东石油化工学院内部审计工作规定（试行）》等有关规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称审计档案，是指从事学校内部审计工作所形成的具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第三条档案馆和审计处是学校审计档案的管理部门，承担学校审计档案的指导、监督和检查管理工作，具体负责审计档案的立卷、归档、保管、利用、销毁等业务。

第四条审计档案管理人员岗位职责：

（一）审计处兼职档案管理人员岗位职责：

负责纸质及电子审计材料的收集、整理、归档工作；

负责审计处内部审计档案的利用登记和管理工作；

负责编制审计档案的案卷目录；

协助档案馆编制审计档案销毁清册，参与审计档案的监销工作；

按照《山东石油化工学院档案管理办法》的规定，定期做好审计档案的移交工作。

（二）档案馆专职档案管理人员岗位职责：

负责审计档案的验收工作，检查归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、装订是否符合要求；

负责已归档审计档案的保管工作，做好安全防范措施，定期检查确保档案的完整、完好；

负责审计档案的利用登记工作；

保管期满后，编制审计档案销毁清册，会同审计人员做好审计档案的销毁工作。

第五条审计档案材料主要包括以下几类：

（一）立项类材料：审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等；

（二）证明类材料：审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等；

（三）结论类材料：审计报告、审计报告征求意见书、被审计对象的反馈意见等；

（四）备查类材料：审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。

第六条审计项目完成后，按照“谁审计、谁立卷”的原则，做到审结卷成、定期归档。

第七条审计档案立卷时应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则，不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷；跟踪审计项目，按年度分别立卷。

第八条审计档案材料应当按下列四个单元排列：

（一）结论类材料，按逆审计程序、结合其重要程度予以排列；

（二）证明类材料，按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列；

（三）立项类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列；

（四）备查类材料，按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第九条审计档案内每组材料之间的排列要求：

（一）正件在前，附件在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十条审计人员应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、形成时间、制作过程及设备情况等完整、清晰地记录于纸质材料中，其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。

第十一条审计档案利用须经审计处负责人或主管审计工作的校领导批准，上级有关部门依法进行查阅的除外。

第十二条所有接触审计档案的工作人员应遵守国家保密法律法规和学校保密规章制度。

第十三条审计档案的保管期限自归档年度开始计算。根据审计项目涉及的金额、性质、社会影响等因素将审计档案分为永久、定期两种，定期分为30年、10年。审计档案的销毁按照《山东石油化工学院档案管理办法（试行）》执行。

第十四条损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的，由学校依照有关规定追究相关人员的责任；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第十五条本办法由档案馆、审计处负责解释。

第十六条本办法自2024年1月1日起施行。